ความพร้อมของห้องประชุมในออฟฟิศ ที่ไม่ควรมองข้าม

 

ห้องประชุมในออฟฟิศนั้นถือเป็นสถานที่สำคัญมากๆ สำหรับการทำงาน เพราะเป็นสถานที่ที่รวมตัวพนักงานทุกคนในออฟฟิศสำหรับหารือ ระดมสมอง หรือประชุมกันเพื่อหาทางออกหรือสร้างสรรค์อะไรบางอย่างขึ้นมา และเป็นอีกหนึ่งสถานที่ต้อนรับบุคคลจากภายนอกที่เข้ามาทำธุระภายในบริษัท ทั้งที่มายังสถานที่จริง และประชุมกันผ่านออนไลน์ และแน่นอนว่า ภายในห้องประชุมย่อมมีอุปกรณ์มากมายที่มีความจำเป็นสำหรับการประชุม ไม่ว่าจะเป็น จอแสดงผล ไมโครโฟน ลำโพง สายเชื่อมต่อจอแสดงผล สายเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต อุปกรณ์การประชุม โต๊ะ เก้าอี้ ระบบไฟ ระบบแสงสว่าง และระบบที่เกี่ยวข้องกับการประชุม ที่มีความสำคัญและสามารถสะท้อนถึงภาพลักษณ์ขององค์กรได้

 

 

ถ้าอยากรู้ว่าความพร้อมของห้องประชุมสำคัญต่อภาพลักษณ์องค์กรอย่างไร บทความ IT Solution จะพาทุกท่านไปหาคำตอบกัน

 

 

IT Solution ผู้เชี่ยวชาญด้าน Solution & Service ดำเนินการให้บริการมายาวนานกว่า 20 ปี รวมทั้งจำหน่าย Software และ Hardware แบรนด์ชั้นนำระดับโลกมากมาย สามารถให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการสั่งซื้อ การจัดสเปก และการใช้งาน Hardware ทุกรูปแบบ สนใจสอบถาม IT Solution ได้ทันที

 

 

---

เตรียมความพร้อมอย่างไรให้ห้องประชุมพร้อมใช้งาน 100%

ห้องประชุมนั้นเป็นสถานที่ที่ส่วนมากจะมีอุปกรณ์ค่อนข้างครบครันสำหรับการใช้งานร่วมกันหลายคน เรียกได้ว่าเป็นสถานที่ที่มีความครบครันมากกว่าโต๊ะทำงานรายบุคคล และเป็นห้องที่เอื้อต่อการพบปะของผู้คนในทุกสถานการณ์ (ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน) ไม่ว่าจะเป็น การประชุม การพบปะบุคคลภายนอก การ Video Conference และการรวมตัวกันในโอกาสต่างๆ ดังนั้น ห้องประชุมนั้นก็ควรจะมีเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการประชุมให้ครบถ้วน และหมั่นเช็คให้พร้อมใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็น

 

• ไมโครโฟน : เป็นอุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้สำหรับห้องประชุม ใช้เพื่อขยายเสียงของผู้พูดให้สามารถเข้าถึงผู้ฟังได้อย่างทั่วถึง โดยที่ไม่ต้องใช้เสียงดังมากนัก หรือใช้สำหรับบันทึกเสียงให้ปลายทางได้ยินผู้พูดในขณะที่ประชุมออนไลน์ ซึ่งการประชุมออนไลน์นั้นก็สำคัญมากในยุคสมัยนี้ การเช็คไมค์ให้พร้อมใช้งาน ไม่มีปัญหา ก็จะช่วยให้การประชุมลื่นไหล และสร้างภาพลักษณ์องค์กรได้เป็นอย่างดี
• ลำโพง : ถ้าไมค์มีความสำคัญแล้ว ลำโพงก็มีความสำคัญไม่ต่างกัน เพราะลำโพงนั้นก็ช่วยขยายเสียงต่างๆ ให้มีความดังมากขึ้น ให้สามารถเข้าถึงผู้ฟังได้เป็นวงกว้าง การเลือกใช้ลำโพงที่มีคุณภาพ เสียงไม่แตก มีอายุการใช้งานที่ยาวนาน ก็ช่วยให้การประชุมราบรื่น งานไหนๆ ก็ไม่สะดุด รวมไปถึงเสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กรได้อีกด้วย
• ชุดโต๊ะและเก้าอี้ : เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์สำคัญในห้องประชุม ที่อาจจะไม่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี แต่มีความสำคัญในการใช้สำหรับนั่งหรือวางสิ่งของที่จำเป็นสำหรับการประชุม ซึ่งแน่นอนว่าชุดโต๊ะเก้าอี้แทบจะเป็น First Impression หรือสิ่งแรกๆ ที่เข้าไปในห้องประชุมแล้วมองเห็นเลยก็ว่าได้ การเลือกชุดโต๊ะและเก้าอี้สำหรับห้องประชุมที่ดูดี เรียบหรู เรียบร้อย สุขุม ดูสมาร์ท ก็จะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรได้ด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้ก็ไม่ควรเลือกดีไซน์ที่ดูฉูดฉาดหรืออลังการเกินไป ควรเลือกให้เหมาะสมและดูเป็นทางการจะเหมาะสมกับการใช้งานในหลากหลายสถานการณ์มากกว่า
• จอแสดงผล หรือ โปรเจคเตอร์ : ในยุคที่โน้ตบุ๊กมีความจำเป็นในการทำงาน จอแสดงผลหรือโปรเจคเตอร์สำหรับการแสดงผลภาพบนจอคอมออกไปให้คนทั้งห้องประชุมเห็นนั้นก็เป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไปไม่ได้สำหรับห้องประชุมด้วยเช่นกัน แต่ทั้งนี้การจะเลือกใช้จอแสดงผลหรือโปรเจคเตอร์นั้นก็ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์และขนาดของห้องประชุมด้วยเช่นกัน ถ้าเป็นห้องประชุมขนาดใหญ่มาก การเลือกใช้โปรเจคเตอร์ที่สามารถฉายภาพขนาดใหญ่ได้ก็เป็นเรื่องที่เหมาะสม หรือถ้าเป็นห้องประชุมที่มีขนาดไม่ใหญ่มาก ก็อาจจะใช้เป็นจอภาพหรือทีวีแทน การหมั่นดูแลจอภาพให้สามารถแสดงผลหรือใช้งานได้เป็นปกติ ก็จะเป็นเรื่องที่ช่วยเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรได้ด้วยเช่นกัน
• ระบบอินเทอร์เน็ต : แน่นอนว่าระบบอินเทอร์เน็ตกับการทำงานนั้นเป็นของคู่กัน โดยเฉพาะในการประชุมออนไลน์ที่สัญญาณอินเทอร์เน็ตมีความสำคัญมากที่สุด ดังนั้นพื้นที่ห้องประชุมควรจะมีการเดินระบบอินเทอร์เน็ตทั้งแบบไร้สายและมีสายให้ครอบคลุม และเป็นพื้นที่ที่ควรมีระบบสัญญาณเสถียรที่สุด เพื่อให้ทุกการประชุมไม่ติดขัด
• ระบบ Room Conference : ปัจจุบันระบบการประชุมออนไลน์นั้นก็มีความสำคัญสุดๆ จึงทำให้ในห้องประชุมแต่ละห้องควรมีระบบประชุมออนไลน์พร้อมอุปกรณ์ควบคุมให้พร้อมใช้งาน เพื่อให้สามารถสั่งงานได้สะดวกสบายมากขึ้น ส่งเสริมภาพลักษณ์ให้องค์กรดูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น และยังมีส่วนของ Room Connector ที่เป็นเครือข่ายสำหรับโปรแกรมประชุมออนไลน์ต่างๆ ที่จะช่วยให้ห้องประชุมนั้นๆ สามารถเชื่อมต่อเข้าการประชุมโดยอัตโนมัติ ทำให้ลดปัญหาการเชื่อมต่อห้องประชุมผิดพลาด หรือลดการเสียเวลาที่ต้องเรียกทีมงานมาช่วยเซ็ตการประชุม โดย IT Solution ของเรานั้นมี License จำหน่ายสำหรับการอัปเกรดห้องประชุมให้รองรับทั้งเครือข่าย Microsoft Teams และ Zoom เพิ่มความสะดวกสบายในการใช้
• กระดานและอุปกรณ์เขียน : แม้ว่าในปัจจุบันอาจจะมีทางเลือกในการจดหรือเขียนระหว่างประชุมมากมาย แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่ากระดานจดบันทึกในห้องประชุมก็ยังคงมีความสำคัญสำหรับการประชุมไม่น้อย ดังนั้นก็เป็นอีกอุปกรณ์ที่ควรจะมีในห้องประชุมทุกห้อง และควรเช็คอุปกรณ์ต่างๆ ทั้งปากกาจด แปรงลบ รวมไปถึงกระดานให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ และหลังจากใช้งานห้องแล้ว ก็ควรลบกระดานให้เรียบร้อยเพื่อให้พื้นที่ในห้องดูสะอาดสะอ้าน
• ระบบไฟและแสงสว่าง : ในห้องประชุมควรจะมีการจัดการเรื่องระบบไฟและแสงสว่างให้ครบ เพราะอุปกรณ์ห้องประชุมส่วนมากต้องใช้ไฟในการทำงาน และการประชุมนั้น แสงสว่างภายในห้องก็เป็นส่วนสำคัญทำให้บรรยากาศห้องนั้นดูดี และการมองเห็นภายในห้องนั้นดีขึ้นด้วย ดังนั้นควรดูแลและเตรียมพร้อมให้ระบบไฟและแสงสว่างในห้องประชุมสามารถทำงานได้แบบ 100% เพื่อป้องกันปัญหาที่จะต่อเนื่องไปยังอุปกรณ์ชิ้นอื่นๆ ภายในห้องอีกด้วย
• แสงธรรมชาติ : ห้องประชุมที่ดีควรจะเป็นห้องประชุมที่สามารถรับแสงธรรมชาติจากภายนอกเข้ามาได้ เพื่อสร้างบรรยากาศที่โปร่งโล่ง ให้ห้องดูไม่อึดอัดจนเกินไป แต่อย่างไรก็ตาม หากมีข้อจำกัดทางพื้นที่ แสงธรรมชาติก็อาจจะไม่จำเป็นเสมอไป
• การตกแต่ง : การตกแต่งห้องประชุมก็ถือเป็นตัวสร้างบรรยากาศที่สำคัญสำหรับห้องประชุมในทุกๆ ที่เลยก็ว่าได้ โดยการตกแต่งที่พูดถึงนี้อาจจะไม่ใช่แค่เพียงอุปกรณ์ตกแต่งเสมอไป แต่เป็นภาพรวมทั้งโทนสีภายในห้อง การจัดวางอุปกรณ์ต่างๆ การใช้พื้นที่ แสงภายในห้อง และส่วนอื่นๆ ที่สำคัญ หากจัดห้องให้เรียบร้อย ก็สามารถส่งเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรได้เป็นอย่างดี

 

ความพร้อมของห้องประชุม ส่งผลต่อภาพลักษณ์ขององค์กรอย่างไร

สำหรับหลายๆ องค์กร ห้องประชุมนั้นถือเป็นด่านแรกของบริษัทที่บุคคลภายนอกนั้นจะเข้ามาเห็น และเป็นสถานที่ที่สำคัญสำหรับการปรึกษาหารือกันไม่ว่าจะในหัวข้อใดก็ตาม หรือใช้สำหรับประชุมกับทีมภายนอกองค์กร ดังนั้น ความพร้อมของห้องประชุมในด้านต่างๆ จึงสำคัญมาก ให้คุณลองนึกภาพว่า หากคุณต้องประชุมกับบุคคลภายนอกองค์กรในห้องประชุมของคุณ แต่เมื่อคุณเข้าห้องประชุมไปแล้ว กลับพบว่า จอแสดงผลไม่แสดงผลภาพ ไมค์ใช้งานไม่ได้ อินเทอร์เน็ตช้า สิ่งเหล่านี้อาจจะทำให้โอกาสในงานทำงานกับภายนอกองค์กรหลุดลอยไปได้อย่างคาดไม่ถึง เพราะหากห้องประชุมไม่พร้อมใช้และเรามัวแต่มาเสียเวลาแก้ปัญหาต่างๆ ก็ทำให้เสียเวลาของบุคคลภายนอกองค์กรไปด้วยเช่นกัน ซึ่งเป็นการสร้างความประทับใจที่ไม่ดีเท่าไหร่นัก และทำให้องค์กรอาจจะพลาดอะไรหลายๆ อย่างไป หรือแม้กระทั่งบรรยากาศห้องที่ดูอึมครึม โต๊ะและเก้าอี้กระจัดกระจาย ก็คงจะเป็นภาพที่ไม่น่ามองสำหรับผู้พบเห็นด้วยเช่นกัน ดังนั้น การเตรียมห้องประชุมให้พร้อมทั้งระบบไอทีและอุปกรณ์ทั่วไป ก็ช่วยเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูเป็นมืออาชีพในการทำงานได้ด้วยเช่นกัน

 

 

---

 

 

เลือกดูสินค้าได้ที่นี่ >>>  Video Conference

สอบถามรายละเอียดโปรแกรมเพิ่มเติมได้ที่ 02-725-6400 , 084-424-2428

 

Tags : อุปกรณ์ Conference, จัดชุดห้องประชุม Conferenc, Conference Meeting, การเลือกซื้ออุปกรณ์ Conference, ไมค์สำหรับ Conference, ลำโพงสำหรับ Conference, Conference Set, Conference Meeting Room, ITSC, ITSolution ITSC, ITSolution